Mail Merge ( M.S Word)

Mail Merge

a. Apa Itu Mail Merge ?

Dengan memakai MS Word pembuatan surat dapat dilakukan dengan cepat dan hasilnya sangat baik.Hal ini karena MS word,memiliki fasilitas Mail Merge (surat masal) dan merupakan salah satu kehandalan dari MS Word.Untuk membuat Mail Merge dibutuhkan 2 buah data,yaitu master surat dan data. Master surat adalah bentuk surat yang akan kita buat dengan variasi tertentu,sedangkan data adalah bagian surat yang akan diubah-ubah isinya.

b. Cara Membuat Mail Merge

Untuk membuat surat undangan dengan beberapa penerima yang berbeda anda tidak perlu membuat dokumen untuk setiap penerima undangan, word telah memudahkan hal tersebut dengan fasilitas mail merge. Anda cuman perlu membuat dokumen sekali yngg kemudian anda gunakan untuk setiap semua identitas penerim yg berbeda.

Untuk membuat mail merge l

Buat dokumen surat terlebih dahulu 

Pilih menu mailings --> Start Mail Merge --> Step by Step Mail Merge. 

Gambar 1 : Wizard untuk membuat mail merge

Kemudian akan nampak halaman document seperti di bawah, pilih type document yg akan digunakan, setelah memilih klik link next :starting document yg berada di pojok kanan 

Gambar 2 : Memilih type document

Karena sebelumnya document sudah terbuka maka :

- Pilihlah use the current document.

- Klik Next untuk langkah ketiga yaitu memilih penerima surat.

Gambar 3 : Memilih menu use the current document

Untuk memilih penerima surat Word menyediakan 3 pilihan jika sudah memiliki list penerima surat maka pilihlah Use an existing list atau jika list penerima terletak di outlook contacts maka pilihlahSelect from outlook contacts, namun karena disini kita belum ada list penerima sebelumnya maka pilihlah Type a new list dan klik Create.

Gambar 4 : Membuat list penerima baru

Maka akan muncul halaman seperti dibawah ini. Kemudian sesuaikan field yang akan  digunakan dengan menekan tombol Customize Columns

Gambar 5 : Customisasi kolom field

Hapus semua field-field yang  berada di menu field names kecuali field Title karena nanti kita akan gunakan field tersebut.

Gambar 6 : List kolom field

Tambahkan field Nama, Perusahaan, Alamat dan Kota dengan menekan tombol add kemudian ketik nama field lalu tekan tombol OK. 

Gambar 7 : Menambahkan field baru

Masukkan data sesuai dengan field yang tersedia. Kemudian klik tombol Ok

 untuk menyimpanAddress List ini kedalam format Microsoft officeAddres List dan beri nama yang sesuai lalu klik tombol Save.

Gambar 8 : Mengisi data pada field

Gambar 9 : Menyimpan data pada field

Pada kotak dialog mail merge recipients akan muncul list penerima undangan yg dibuat, klik tombol OK.

Gambar 10 : List penerima undangan 

              Klik next, untuk langkah selanjutnya yaitu menulis surat dengan menambahkan field yang dibuat sebelumnya.

Gambar 11 : Memilih menu use an existing list 

          Pada langkah ini sebelumnya tempatkan cursor dibawah kalimat Kepada Yth, kemudian klik menu more items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Field lalu insert kan Tiap-tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan menekan tombol insert.

 Gambar 12 : Memasukkan merge field ke dalam document

          Langkah ke empat kemudian klik next, untuk melihat semua surat yang telah tersusun dengan field data

           Silahkan cek surat undangan kita di menu following, setelah selesai klik next untuk melanjutkan langkah selanjutnya

Gambar 13: Tampilan  field yang berubah ke document

            Pada langkah terakhir kita dapat mencetak atau mengedit surat undangan sesuai yg kita inginkan.

^_^^_^